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現場の声から隠れた課題を浮き彫りに!経営陣も納得の解決方法で、誰もが満足する結果に導きました。

●ファーストステップ

ある部署から「いつも使用しているExcelのファイルが無くなってしまった」と運用サポートメンバーに連絡が入り、 ファイルサーバーのバックアップより復旧させた。 しばらくすると同じ部署の他の方からも同様の連絡が入り、同じくバックアップより復旧させたが不審に思い、 どのような業務でどのようにファイルを操作しているのかをヒアリング。 結果、その部署ではかなりのウェイトを占める業務であり、以下の問題が発覚した。

1.提出書類(請求書)のフォーマットがお客様によって違う。
2.事務担当者によって作業方法、処理タイミングが違う。
3.それぞれ単独のExcelファイルで作成している為、集計はまた別のファイルで行っている。
4.事務担当者が作成し印刷後、営業担当者が確認し、上長が捺印している為処理に時間がかかる。
5.属人化している為、問い合わせがあった場合担当者でしか内容が分からない。

運用サポートチームではマクロ等のExcelの便利な機能や、効率的なファイル保管方法を指導したが システム化による根本的な解決が必要と判断し、開発チームへ相談した。

●運用サポートの対応→開発との連携

まずは各々の処理にどのぐらいの時間がかかっているのかを詳細に調査し、毎月のコストを数値化。
各担当者の現状の問題点、改善要望点をヒアリング。
システム化による費用対効果を具体的に説明できるよう資料作成。
→社内稟議書作成のお手伝い
要望点をまとめ開発チームへ依頼し、詳細設計については各担当者との橋渡しの役目を担う。

担当者の声

今まで手間のかかる処理で何か良い方法は無いものかと悶々と考えてはいたが、ではどうすれば良いか、というところまでは発展しなかった。
きっかけであった障害、それについてのサポートが無ければシステム化には至らなかっただろう。
システム化については費用がかかるものではあるが、きちんと現状把握し費用対効果を説明できれば、経営陣も納得しシステム化への承認を得られ、現場も助かるという事が分かった。
今後もさらに会社にとってメリットを高められるよう、システムの改修をしていきたいと考えている。

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