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ライフコミュニティ株式会社様

業務にも精通しているコンサルタントと手厚い保守・運用サービス。満足しています。

ITコンサルティングサービスと保守・運用サポートサービス「ITソリューションサービス」を導入。


ライフコミュニティ株式会社様は、マンションやテナントビルなどの不動産管理業務を行う企業である。従業員規模こそ小さいが、少数精鋭のスタッフがお客様の満足度向上のため日々の業務に取り組んでいる。同社は、中小企業に多く見られるIT部門の脆弱性には早くから理解を示しており、以前は他社の運用保守サービスを導入していた。それにも関わらず、なぜ当社の『ITソリューションサービス』に乗り換えることになったのか。その理由を尋ねるとともに当社サービスを利用されてからの変化などを、導入当時に管理部門の責任者を務めていた久保田昇氏に伺った。

まずはITに関わる問題の相談から

― 初めに御社の事業内容について簡単にご説明頂いてもよろしいでしょうか?

分譲マンションの建物維持管理が主な事業となります。

― 久保田様の組織内でのポジション、役割はどのようなものでしょうか?

現在は企画部門の部長です。御社サービスの検討や導入当初は、分譲マンションの管理部門の部長というポジションでした。

― 弊社コンサルティングサービスをご契約頂いたのは、久保田様が管理部門に所属されていた時ということになりますが、当時何か問題など抱えてらしたのでしょうか?

建物管理業務の業界では、ここ10年ほどで多様な法律が施行されました。委託契約に基づいて、事務的な書類を作成して管理組合に月次報告しなければならないということもその一つです。会計、設備、点検など、各種多様なデータを取り纏めて業務報告書を作成して管理組合へ提出するのですが、業務毎にデータやファイルの置き場所が違っていたり、作成方法が担当者によっても違うなど、報告書一つ作成するのに多大な労力がかかる作業でした。
そこで、業務効率化の為、報告書のデータベース化/システム開発を、あるIT会社に依頼しました。ところが、建物管理業務について色々とSEの方に説明しながら打ち合わせを重ねてきたのですが、残念ながら出来栄えがよくない。期間、費用もそれなりにかかりましたが、最終的にはそのシステム開発は頓挫してしまいました。ですが、これから先の管理棟数の拡大も考えて、データベース化/システム化をしていかなければ業務継続は難しいだろうということで、システム化を諦めてはいませんでした。
そんな折、弊社のある社員が御社のコンサルタントを存じ上げていた御縁で、御社のコンサルティングサービスの紹介を受けました。

― 弊社コンサルタントの段取りや提案内容などはいかがでしたでしょうか?

御社のコンサルタントは、月に数回ご訪問頂き“相談”というスタンスで、弊社がシステム上抱えていた問題点や課題点を聞き出してくれました。いきなり契約の話はせず、「この期間はご相談という事で無報酬でいいですよ。コンサルフィーが発生するのはお話しを全て伺って私の方で提案書を作り、その内容に納得して頂けましたら契約しましょう。」と言って頂けた事も安心出来ました。
それまで、自分達なりに管理業務支援システムのメーカー各社の話を聞き検討していたところでしたが、御社でも同様に比較検討されて、「A社のシステムは御社の規模に合う」とか、オーダーメイドで構築する場合のメリットとデメリットを教えて頂いたりなど、我々の希望するシステム化の内容に合致するかを客観的に判断して頂きました。 その中で、「ここをこうしたほうが良い」というような具体的なご提案を色々と頂けたのはありがたかったです。
システムを作ることに長けていても建物管理という業務内容を把握していなければ、どんなにこちらが一生懸命説明しても、出来上がってくるシステムがうまくマッチングしません。ですが、御社コンサルタントは、こちらからの質問や内容の確認をすると非常に的を射た回答をしてくれます。システム開発だけでなく建物管理業務にも精通しておられるので楽でしたね。

― 弊社も建物管理業務は長年経験しているので自信があるところです。そういった部分でもお役に立てるのは非常に嬉しい限りです。
弊社コンサルティングサービスを導入して頂いた効果はありましたか?

システムの選定にしてもそうですが、御社コンサルタントは、客観的に様々な角度で見ていますよね。
これまでに幾つかのパッケージのデモを見て検討しましたし、御社内での開発も候補の一つに入っていました。ですが、最終的に御社コンサルタントが薦めてくれたのは、某社の他業種の製品の流用でセミパッケージに近い製品。その製品を若干カスタマイズして弊社に合う形で導入して頂きました。
他社のコンサルタントと違う点はと言えば・・・何年か先を見据えながら話して頂ける。当初この件を検討していた頃は、まだクラウドですか!?外の環境に置くには弊社の状況や環境では厳しいという事もあり、投資費用とランニング費用などを考慮して頂き本社に置く事にしました。ですが、先日お会いした時には、外に出す事も将来的には検討に入れてもいいかもしれませんね!と、その都度都度で適したご提案をして頂ける。 それはコンサルティングをお願いした際、弊社全体のITのグランドデザイン的な話しからスタートしている事からもそう言えますね。
現在、過去の帳票や資料関係をデータベース化・保管し情報共有できるツール「ナレッジリング」を導入したり、自由なカスタマイズが可能なグループウェア「Aipo」を導入したりなど、全体的な業務支援システムの構築を進めております。
また、ベンダーとの金額交渉でもアドバイス頂けますし、今回のシステム構築でも色々と便宜を図って頂いているなと思っています。我々はITに関しては素人ですので、本当に助かっています。

― ありがとうございます。コンサルタント冥利に尽きますね。

コンサルティング+運用保守で更に手厚く

― 弊社コンサルティングサービスをきっかけに、徐々にシステム導入が推進されて行きましたが、その後の運用保守サービスも弊社にお任せ頂いております。運用保守をされている企業は沢山あったかと思いますが、具体的にはどのようなきっかけで弊社サービスを採用して頂いたのでしょうか?

久保田氏

先ほどお話した、業務の合理化のためのIT導入としては、御社のサービスを導入する前から、社内のITの運用や保守を某社に依頼していました。ですが、残念ながらほとんど用をなさなかったというのが感想です。その中で、今後の保守・運用について御社コンサルタントにご相談したところ、御社でも同様のサービスを提供されているというお話しを聞いて、コンサルティングサービスを踏まえた運用・保守を全般的にお任せする事にしました。
余談ですが、つい先日も、ちょっとインターネットにつながらないとかPCが動かないなんて事があったのですが、保守担当の方がすぐに駆けつけて対応してくださる。比較的弊社からも御社が近いという事もあるのでしょうが、非常に小回りが利くというか、快く対応してくださる。ITに関しては弊社は“素人”レベルであるので、弊社にとってみれば非常にマッチしていると感じています。

― ありがとうございます。
そうしますと、弊社のITSS(ITソリューションサービスの略。弊社の保守運用サービスの名称)のサービスの中で特にこのようなところが助かっている!特徴的だな!と感じられている部分など、率直な感想をお聞かせ頂けますでしょうか?

今のサービスには十分満足していますよ。
こまめに月2回来て頂いて(*1)、結構いろんなことをその時にまとめてお願いしたりしているので、時間的には夕方5時まで(*2)なんですけど、多少時間を延長しても対応して頂いたりしています。申し訳ないなと思いますが、正直、大手IT企業だと時間、費用が決まっているので対応して頂けないことが多いんですよね。良い意味でキッチリし過ぎてない。そういうところは非常に助かっています。
あとは、いろいろとITレベルの低い話も聞いてもらっています。プロから見ると何ということはないのでしょうが、素人からすると訳が分からないということも電話で確認をさせて頂いたり、どうしても電話で決着しない場合は保守担当の方に来て頂いたりして、そう言う意味では小回りが効きますし、弊社に合っていますね。
それと、金額的な部分でも抑えて頂いているようなので、そのような面でも非常に助かっています(笑)

― ありがとうございます。きめ細かいサービスを心がけていますので、非常に嬉しいお言葉です。

これまでの満足度を今後も期待したい

― 逆に、こうしてほしいだとか、ここはもう少し改善してほしいというような部分などありますでしょうか?

正直申し上げて、今のままで良いですよ(笑) このままのサービスを継続してほしいです。
先日も、検討当時は難しかったものが翌年には廉価で保守費用が少なく済むようなサービスのお話も頂きました。現在、数台のサーバが社内にありますが、この先システムを構築したり導入したりすると、月に2回の訪問では足りないかもしれない。そうすると保守運用の費用が上がることになりますが、費用的な面から見ても社内ではなく外部に置く事も検討してもいいかもしれないという話がありました。ですので、そのような新しい動きを御社コンサルタントから教えて頂いて検討を進める事になると思います。 勿論、リスクも説明して頂き、投資する効果を考えた上で最終的には我々で結論を出す感じですね。

― かしこまりました。引き続き、ご提案をさせて頂きたいと思います。
では、最後にITサービスにお悩みの方々または企業様に向けて、御社から何かアドバイスや参考にしてほしいことがありましたら是非メッセージをお願い致します。

御社のサービスを導入してみて痛切に思うのは、私たちは知識とかそういったものが特にあるわけではないですから、素人からの目線である程度いろんなことを聞いて頂いて、 「それはこのような形になっているんですよ」ということを丁寧にお話して頂けたり、相手の立場に立った対応をして頂ける事が必要だという事です。
私たちがITサービスに不満を感じる例としては、困っている時にまったく来てくれないどころか、電話でコンタクトをとってもよく分からない話をされてそれで終わってしまう事。
御社の場合は、基本的には訪問日以外は何か問題があったら電話でお伺いするのですが、どうしようもない場合は実際に足を運んで来て頂ける。時間を除外しても、“訪問”という形を取って頂けるとすごく安心しますよね。何かあったら御社に頼めば対応して頂けるという安心感があるので、IT企業を選択する時には、そのように誠意を持って対応して頂けるような企業を選択することが何よりだと思いますね。

― お褒めのお言葉を頂戴しましてありがとうございます。今後もより良いサービス提供ができるようにサポートさせて頂きたいと思います。
以上でインタンビューを終わりにさせて頂きます。長いお時間お付き合い頂きましてありがとうございました。 今後も宜しくお願い致します。

(*1) ライフコミュニティ様では月2回ご訪問のITSS(保守運用サービス)をご選択頂いています。

(*2) ライフコミュニティ様ではITSS(保守運用サービス)のサービス時間がPM2:00~5:00までのご契約となっております。

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ライフコミュニティ株式会社

所在地 本社 東京都千代田区岩本町2-1-10 神田NKビル4F
設立 平成15(2003)年6月
資本金 5000万円
事業内容 分譲マンション総合管理、賃貸マンション総合管理、テナントビル総合管理、マンション管理士コンサルタント業務、損害保険代理店業務、上記業務に付帯する一切の業務
関連URL オフィシャルHP:http://www.mansionlife.co.jp/

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